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■グループウェア見直しの背景 |
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－グループウェアの見直しをされたということですが、その背景はなんですか？ |
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以前使用していたグループウェアは小規模人数の事務所対応でした。最初は300名程度で利用していたので余裕があったのですが、ユーザー数が増加するに従ってレスポンスが遅くなり、タイムアウトなども頻発するようになりました。
現在は、700名程度のユーザーがいますが、２０１２年に有明キャンパスが開校するとユーザーは1,000名前後になりますので、明らかに限界です。
ハードディスクの容量も大きくはなかったので、ユーザーに小まめにメールを削除してもらうなど、運用面で負担を掛けていました。
そこで、サーバーのリプレースと併せ、グループウェアの見直しも行う事になりました。
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－見直しの際、「こんなところを改善したい」という要望はありましたか？ |
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基本的には、「メール」と「掲示板」が使えれば問題はなかったのですが、やはり使っていくうちに細かい要望は出てきました。
例えば、アクセス権の制御。もっと細かい制御をかけたかったのですが、当時はその機能がなかったので諦めていました。また、組織の階層表示も当時は１階層しかなかったので、組織構成の表現には大変苦労しました。
掲示板については、掲示期間の指定が出来なかったので、掲載期間に併せて手動で登録・削除を行わなければならず、運用上の負担にもなっていました。
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■決め手は「多機能」と「高い操作性」 |
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－INSUITE導入の"決め手"となったのは何でしたか？ |
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メール機能が充実している点です。例えば、「メールの一括出力・取り込み」などの機能はとても便利で助かっています。
また、設備予約に関してはかなり機能が細かいので、現状に合わせた設定が自由に出来るので使い勝手も良いです。これまでの施設管理はノートに記入して管理していたので不便も多かったのですが、このおかげで施設管理が大変楽になります。
他には、掲示板の掲載期間が指定できる点や、無記名アンケート機能など、全体的に多機能なだけでなく、融通が利きやすいという点も決め手となりました。
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■導入効果と今後の取り組み |
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－実際に使われてみた感想はいかがですか？ |
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管理が大変楽になりました。新しいユーザーを登録する場合、これまでは人事異動などの発表が行われる日の前日の夜とか、当日の早朝などに登録を行っていましたが、事前登録が出来るようにになり、その必要がなくなりました。掲示板についても、掲載期間を指定しておけば、表示・削除は自動的に行ってくれるので手間が省けます。
また、消耗品の購入の際にワークフローを使っていますが、「差し戻し機能」が役に立っています。これまでは、申請内容に不備があった場合、"却下"しかなかったので、一から申請しなおす必要がありましたが、"差し戻し"機能があると修正して再申請ができるので大変便利です。また、代理承認やワークフローの経路の制御などにつても、きめ細かい指定ができるので、かなり楽だと思います。
他にも紙を使った申請処理はまだまだたくさんあります。今後、有明キャンパスの開校により拠点が増える事になると、申請業務の電子化ニーズはますます強くなると思います。
現在、当校では学校全体でペーパーレス化に取り組んでいますので、このワークフローを様々なところで活用したいと考えています。
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－今後はどのようにINSUITEを使っていきたいですか？ |
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「毎月変わるログイン画面の絵柄が密かな楽しみです」金山氏
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情報共有はできるだけグループウェアで行っていきたいと思っています。INSUITEは多機能なので、まだ、使っていない機能もたくさんあります。
例えば、スマートページを使って研究支援の為のポータルを作って提供する事を考えています。
今後は、これらのまだ使っていない機能を私達で使ってみて、ユーザーへ啓蒙していきたいと思っています。
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■ライトウェルのサポートの評価点 |
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－ライトウェルの印象はいかがでしたか？ |
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私達は、ドキュメントで出てくるものを重視しています。その点、ライトウェルはシステム構成や技術に関する資料が大変分かり易く詳細に作成されていたので、技術的にしっかりしていると感じました。
実際に話してみても、非常にスキルが高く、また、こちらの条件や要望に応じて様々なアイデアを出してくれ、誠実に対応してくれたので、安心して相談できると思いました。
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－サポート体制はいかがですか？ |
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こちらからの質問に対するレスポンスがとても早いので、安心してなんでも質問でき、大変助かっています。
ユーザー教育もお願いしましたが、PC教室の予約の都合上「講習時間が１時間30分に限られる」事と「ハンズオンによる講習」という条件の中で、必要な内容をきちんと盛り込んでくれて、かつ大変分かり易い説明だったので、良くやっていただけたと思います。
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－ライトウェルの評価は？ |
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テスト用に INSUITE の検証仮想環境を提供してもらったのですが、これが大変便利で助かっております。このような提案をしていただける事や、技術的にしっかりしてる事、そしてきめ細かいサポートにより安心して相談ができる点が評価できると思います。
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■ライトウェルへの今後の期待 |
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INSUITE のサポートだけでなく、今後の有明キャンパスの開校準備に向けても色々と相談していきたいと思っています。
お忙しい中、ありがとうございました。
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